Ley 1581 de 2012 - Decreto 1377 de 2013

 

TABLA DE CONTENIDO

Capítulo I. ASPECTOS GENERALES

 

• OBJETIVO
• LEGISLACIÓN APLICABLE
• ALCANCE
• DEFINICIONES

 

Capítulo II. PRINCIPIOS TRATAMIENTO DE DATOS

 

• PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS
• PRINCIPIO DE FINALIDAD
• PRINCIPIO DE LIBERTAD
• PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD
• PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA
• PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA
• PRINCIPIO DE SEGURIDAD
• PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD

 

Capítulo III. DERECHO DE LOS TITULARES E IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

 

3.1 DERECHO DE LOS TITULARES

• AUTORIZACIÓN
• IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS
• TRATAMIENTO Y FINALIDAD BASE DE DATOS
• TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

3.6 VIGENCIA

3.7. SUMINISTRO DE INFORMACIÓN

 

Capítulo IV. OBLIGACIONES

 

 

4.1 DEBERES DE LOS RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

4.2. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

 

Capítulo V. POLÍTICA DE AUTORIZACIONES

• MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

 

• EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES

 

• LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR

 

Capítulo VI. FORMA DE OBTENCIÓN

 

Capítulo VII. TRATAMIENTO

7.1. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

 

Capítulo VIII. PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

 

• CONSULTAS
• RECLAMO
• REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
• DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y
• ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO

 

 

I.            ASPECTOS GENERALES

 

• OBJETO

Proteger y garantizar con el presente manual el derecho fundamental de la protección de datos reglamentado por la Ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal registrados en cualquier base de datos por parte KDX S.A.S.

 

 

1.2.      LEGISLACIÓN APLICABLE

La política de Tratamiento de Datos Personales fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

 

 

 

1.3.      ALCANCE

Aplican para el tratamiento de la información personal de todos aquellos que tengan relación con KDX S.A.S., clientes, proveedores, empleados y accionistas, de acuerdo a lo dispuesto por la ley.

 

 

1.4.      DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o

 

filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable o el Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

 

II.          PRINCIPIOS TRATAMIENTO DE DATOS

El tratamiento de datos personales en KDX S.A.S se regirá a los siguientes principios establecidos por la Ley 1581 de 2012, artículo 4.

 

 

2.1.      PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS.

El Tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones legales vigentes.

2.2.      PRINCIPIO DE FINALIDAD

El Tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

2.3.      PRINCIPIO DE LIBERTAD

El Tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

2.4.      PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD

La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se sugiere eliminar toda vez que no se pueden prohibir los principios, es una situación que se puede presentar.

2.5.      PRINCIPIO DE TRASPARENCIA

 

En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

2.6.      PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA

El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

 

 

2.7.      PRINCIPIO DE SEGURIDAD

La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente Ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

2.8.      PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD

Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

 

 

III.  DERECHO DE LOS TITULARES E IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

 

• DERECHO DE LOS TITULARES

• Conocer, actualizar y corregir sus Datos Personales. Con la facultad de ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no
• Obtener copia de la autorización.
• Solicitar prueba de la autorización otorgado para la recolección y el tratamiento de los Datos

 

• Ser informado sobre el uso que KDX A.S. ha dado a los datos personales del Titular.
• Presentar ante autoridades de control y/o Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
• Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los Datos
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de

 

 

3.2. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

La autorización del titular se realizará bajo el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Para obtener la autorización por parte del Titular, KDX S.A.S. enviará por medio del correo: habeasdata@kdx.com.co, la Política de Tratamiento de Datos Personales junto con el formato de Autorización de Tratamiento de Datos Personales, el cual debe ser diligenciado en su totalidad y posteriormente remitido al mismo correo electrónico a más tardar en un plazo de 10 días hábiles.

DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

 

CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN

 

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

 

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden

 

• Datos de naturaleza pública.

 

• Casos de urgencia médica o

 

• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

 

• Datos relacionados con el Registro Civil de las

 

• IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS KDX A.S, ha identificado las siguientes bases de datos:

Proveedores Clientes Empleados Accionistas Consumidores Bancos

 

3.4. TRATAMIENTO Y FINALIDAD BASE DE DATOS

 

El tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

La información que recolecta KDX S.A.S. en el desarrollo de su objeto social, es utilizada principalmente para identificar, mantener un registro y control de los proveedores, clientes, empleados, accionistas de la compañía, consumidores y bancos.

 

 

PROVEEDORES

Esta Base de datos se recopila con el fin llevar un control de los proveedores Nacionales y Extranjeros (Personas Naturales y Jurídicas), solicitarles la presentación de ofertas y cotizaciones, llevar control de pagos, enviar reportes a la DIAN, Banco de la Republica, Supersociedades, Secretaría de Hacienda Distrital, y en general de conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana.

CLIENTES

 

Esta base de datos tiene por finalidad identificar a todos los clientes para fines comerciales, contacto directo, seguimiento de ventas, cumplimiento de obligaciones derivadas de la relación comercial, facturación, cobros, envió de reportes a la DIAN, Banco de la Republica, Supersociedades, Secretaria de Hacienda Distrital, y en general de conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana.

 

EMPLEADOS

Esta base de datos se recopilan con el fin de cumplir con las obligaciones derivadas del contrato laboral, la atención de solicitudes, la generación de certificados laborales y constancias, la afiliación a las entidades del Sistema de Seguridad Social, la realización de

 

actividades de Bienestar, comunicación en caso de ausencia, proceso de cobro de incapacidades entre otros fines administrativos.

Los datos recolectados sobre los empleados y estudiantes en prácticas son: Nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, estado civil, nacionalidad, dirección, teléfono, celular, entidad de Salud y pensión.

Los datos sensibles como la huella, registro fotográfico, se utilizan para el pago de la nómina de personal, las videograbaciones que se realizan dentro de las instalaciones, se utilizarán para fines de seguridad de las personas, bienes e instalaciones de KDX S.A.S

 

 

ACCIONISTAS

 

Los datos e información de los accionistas se considera información reservada, KDX S.A.S solo usará los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente.

 

CONSUMIDORES

Esta base de datos tiene por finalidad establecer comunicación entre KDX S.A.S. y los Titulares para efectos comerciales o de mercadeo, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, textos Whats App, correos electrónicos y/o físicos para: a) Incentivar y efectuar la adquisición y oferta de productos o eventos por parte de KDX, b) Estudiar y analizar la información recolectada para crear estrategias comerciales y aumentar y/o mejorar sus Productos. c) Realizar análisis cruzados y combinar los datos personales con la información de otras compañías o enviarla a otras compañías para implementar estrategias comerciales conjuntas. d) Usar la información recolectada para diseñar e implementar proyectos o eventos. e) Enviar información de actualización y/o socialización de políticas y cambios en la compañía. f) Suministrar la información y datos personales de los Titulares a otras sociedades, compañías o personas que KDX defina para realizar el procesamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política. g.) Por cumplimiento de leyes, regulaciones o procesos legales, la información deba ser revelada.

1. h) Por asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, con el fin de detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad a KDX o a otros, i) Prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la j) Los demás descritos en la presente política o permitidos en la Ley.

 

 

BANCOS

Esta base de datos tiene por finalidad mantener actualizadas las áreas financieras de la compañía en cuanto a información financiera de sus cuentas y mantener contacto con los asesores comerciales bancarios de la compañía. Se garantiza el derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le

 

 

conciernen. El Tratamiento de la información privada sólo puede ser consultado y accedido por el cliente y por las personas autorizadas por el mismo.

 

3.5. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.

 

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

 

• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

 

• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

 

• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

 

• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

 

3.6. VIGENCIA

KDX S.A.S., aplicará las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual a las bases de datos sobre las que tengan poder de decisión, por un término igual al estatutariamente establecido para la duración de la sociedad.

 

 

3.7. SUMINISTRO DE INFORMACIÓN

El Área de Gestión y Calidad es la dependencia encargada de tramitar las consultas, quejas, reclamos y peticiones relacionados con el tratamiento y protección de los datos personales de empleados, accionistas, clientes y proveedores, y demás titulares de los datos personales que maneja KDX S.A.S en sus bases de datos.

El titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo al siguiente correo o dirección:

Email:            habeasdata@kdx.com.co

Dirección:     Vereda El Santuario 300 mt CN cuatro esquinas Sopó PD Santa Margarita Guasca – Cundinamarca

Teléfonos:    875 90 27

 

 

 

 

IV.  OBLIGACIONES

 

• DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

El artículo 17 de la ley 1581, establece los siguientes deberes para KDX S.A.S, como Responsable del Tratamiento de sus datos personales:

 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas

 

1. Solicitar en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el

 

1. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización

 

1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o

 

1. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

 

1. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

 

1. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del

 

1. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la

 

1. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del

 

1. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la

 

1. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y

 

1. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite

 

 

 

1. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus

 

1. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los

 

1. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y

 

4.2. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

 

Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas

 

1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o

 

1. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.

 

1. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su

 

1. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente

 

1. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los

 

1. Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente

 

1. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato

 

1. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y

 

 

 

1. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

 

1. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten Violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los

 

1. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y

 

V.  POLÍTICA DE AUTORIZACIONES

 

Teniendo en cuenta las excepciones previstas en la Ley, en relación al tratamiento de datos personales del titular, se requiere la autorización previa e informada del mismo que se obtendrá por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

 

5.1.  MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

 

KDX S.A.S. en los términos dispuestos en la Ley generó un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de la página http://www.kdx.com.co// y a través de un diario de amplia circulación, acudiendo a los siguientes canales de atención:

 

Ciudad	Dirección	Teléfono	Correo electrónico
Bogotá	Calle 93 a #11- 36 ofic. 301	031 - 875 9027	habeasdata@kdx.com.co

 

 

5.2. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES

 

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

 

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

 

1. Datos de naturaleza pública.

 

1. Casos de urgencia médica o sanitaria.

 

 

 

 

 

 

1. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

 

5.3.  LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR

 

Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

 

1. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma

 

1. Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal

 

1. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o

 

1. Por estipulación a favor de otro o para Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 

 

 

VI.  FORMA DE OBTENCIÓN DE DATOS

 

KDX S.A.S. podrá pedir a los Titulares los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de las Bases de Datos, entre otros, podrá solicitar los siguientes: – su nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, nombre del canal y punto de venta en el cual fue atendido, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o entidades públicas, lugar de trabajo, referencias e historia laboral, necesidades e intereses, licencia de tránsito, licencia sanitaria para el transporte de alimentos, administradora de riesgos laborales (ARL), empresa promotora de salud (EPS), libreta militar e imágenes en cámaras de vigilancia u otro tipo de formatos. Los datos podrán ser suministrados explícitamente a KDX S.A.S. a través de sus empleados, o representantes comerciales, obtenidos mediante consulta a terceros que administren bases de datos o recolectados implícitamente de las operaciones de análisis de mercado, de grupos objetivo, adquisición de los productos o servicios que son ofrecidos por KDX S.A.S, o de los comportamientos de los Titulares como reclamaciones, solicitudes de cotización, encuestas, propuestas, ofertas, visita a las instalaciones, de participación en proyectos, programas y eventos, entre otros. Según lo previsto en la Ley 1581 de 2012, KDX S.A.S. no recopilará de ninguna manera datos considerados como Sensibles, como por ejemplo, datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con la salud, vida sexual o datos biométricos.

 

 

 

 

 

 

VII.  TRATAMIENTO

 

El tratamiento para los datos personales de todas las personas que giran en torno del objeto social de KDX S.A.S. incluyendo clientes, proveedores, bancos, asesores bancarios, empleados y consumidores, estará enmarcado en el orden legal y de acuerdo con la siguiente finalidad:

 

1. Manejo interno y gestión de relación comercial de sus clientes, distribuidores y proveedores de los distintos segmentos de

 

1. El envío de comunicaciones, correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico con sus clientes, distribuidores y consumidores en relación con sus actividades comerciales, publicitarias, de mercadeo, promocionales, ventas y demás actividades

 

1. Procesos de selección de personal, gestión de relaciones contractuales, relaciones laborales y garantizar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la misma, otorgamiento de beneficios a sus empleados por sí mismo o a través de

 

1. Análisis de potencial con fin esencialmente comercial, ya sea de proveedores, distribuidores y/o

 

1. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos) realizar análisis de riesgo, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes de la

 

1. Crear bases de datos para los fines descritos en la presente autorización.

 

Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

1. a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización; b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización; c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

 

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos: a) que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. b) que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes

 

 

 

 

 

 

otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. La empresa KDX S.A.S. velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas o adolescentes.

 

7.1. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

 

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

 

1. A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes

 

1. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden

 

1. A los terceros autorizados por el titular o por la

 

 

 

VIII.  PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

 

• CONSULTA

Los Titulares o sus causahabientes, podrán consultar la información personal del Titular que repose en las base de datos de KDX S.A.S

KDX S.A.S como Responsable y/o Encargada del Tratamiento suministrará la información solicitada que se encuentre contenida en la base de datos a la que esté vinculado el Titular según el siguiente procedimiento:

Las consultas serán atendidas en un termina máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término. Se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

8.2. RECLAMOS

 

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta Ley 1581 de 2.012, podrán presentar un reclamo ante KDX S.A.S, enviando una solicitud al correo

 

 

 

 

electrónico habeasdata@kdx.com.co o a la dirección Vereda El Santuario 300 mt CN cuatro esquinas Sopó PD Santa Margarita Guasca – Cundinamarca, la cual será tramitada de la siguiente manera:

 

El reclamo debe contener la siguiente información:

 

1. Nombre e identificación del
2. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
3. Dirección física y correo electrónico
4. Documentos que soportan la
5. Firma de la solicitud por parte del titular del dato

 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

En caso de que quien reciba el reclamo y no tenga la competencia para resolverlo, se deberá enviar el mismo a quien corresponda en un término no mayor a dos (2) días hábiles y se informará al interesado de dicha situación.

 

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho

(8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

8.3. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

 

Los Titulares de los datos podrán solicitar a KDX S.A.S la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo a lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de

2.012. Para este trámite el Titular debe enviar a KDX S.A.S una solicitud al correo habeasdata@kdx.com.co o a la dirección Vereda El Santuario 300 mt CN cuatro esquinas Sopó PD Santa Margarita Guasca – Cundinamarca

 

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Para ello KDX S.A.S., pone a disposición del Titular mecanismos sencillos y gratuitos que

 

 

 

permitan al Titular revocar su consentimiento, por el mismo medio por el que otorgó la autorización.

 

Si vencido el término legal respectivo, KDX S.A.S, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

 

 

8.4.     DEPENDENCIA    RESPONSABLE   DE    LA    ATENCIÓN    DE    PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

 

El área de Gestión y Calidad de KDX S.A.S es responsable de velar por el cumplimiento de estas disposiciones y dar respuesta a las solicitudes.

 

8.5. ENTRADA DE LA VIGENCIA DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO

 

La política de tratamiento de datos, entrará en vigencia desde el día 08, del mes Enero, año 2019, y el periodo de vigencia de las bases de datos tendrá un término de vigencia igual al estatutariamente establecido para la duración de la sociedad.